Account如何进行有效的文件管理?

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10月前

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【摘要】:Account每天迎来送往,怎么才能有序不乱?

别瞎想,今天想说的是怎么管理电脑里的文件,才不会像下图这样:

 Account 为什么要学会有效整理文件?

 作为整个项目的沟通桥梁,每天都会有大量的文件需要接收和发出,如果不及时整理,文件很容易杂乱无章,增加电脑运行复杂,增加耗损。

 不及时梳理文件,也会降低工作效率,收到的文件不知道存哪里,想用的文件找不到,每次都要逐一打开文件夹,严重影响工作效率。

 同时,这也会增加你工作失误的风险,万一在忙乱中,把保密性的文件发给不该发的人,那就一曲凉凉送给你了。

 下面是我还在摸索的一套文件整理方法:

 首先思考,你每天会接触哪些文件(只针对工作):

 关于客户

-商务类文件:招标文件、保密资料、报价单、合同、PO、brief等

-创意类文件:媒介、策划、设计等方案,平面、音频、视频等各种创意素材等

-资源类文件媒体介绍、资源介绍等文件

-报告类文件:结案报告、数据报告、洞察报告

 关于内部

-行政类文件:请假单、评估表、文件申请单、快递申请单等

-财务类文件:合同、报价单、成本表、报销单、完工单等

-创意类文件:会议纪要、brief、各类方案,平面、音频、视频等各种创意素材等

 关于第三方

-商务类文件:合同、报价单、完工单、三方比价等

-创意类文件:媒介、策划、设计等方案,平面、音频、视频等各种创意素材,媒体介绍、资源介绍等文件

-报告类文件:结案报告、数据报告、洞察报告

 (不一定全,只是想说,想清楚你会接触到哪些文件,就知道你要对哪些文件进行分类)

 然后,制作你自己文件管理树,下面是我的:

 

第一层一般可以是客户名称或者年度来分,第二层级按品牌以及项目阶段来分,再往下可以是具体每项工作。文件分类层级的原则就是从大到小,便于分类和查找。

 除了给文件找到合适的位置,合理、系统对文件进行命名也是提高搜索效率和快速储存文件的重要工作之一。

 一般文件名必须包含的几要素:修订时间(建议用年月日8位数)、品牌关键词、项目关键词、进度简述、修改序号、作者等等,一般文件我习惯把时间放在前面,这样不管是按时间排序,还是数字编码排序,都能快速找到目标文件。

 当然要素顺序不是重要的事,最重要的是如果你有了一套自己的命名法则,那么一定要严格统一执行,最差也要在一个项目上,保持命名格式的统一,不然等你再次想找一份文件时就又乱了。

 安排好文件分类、文件命名,你以为就万事大吉,文件就能有序管理了吗?

 NO!

 当你真正执行的时候,你会发现每天接收的文件之多、之杂,会让你慢慢放弃之前制定好的规则。例如有的同事,经常甩出这种文件,崩不崩溃:

 

 这里我觉得有两个小技巧可以分享给大家:

 第一:缓存原则

 

收到文件,不要急于归类,首先看下这份文件需不需要你查看、修改、确认,例如团队分开写方案,你来整合,大家分别交给你的部分方案就没有必要存档,你可以先放在一个临时文件夹(我一般都直接放在桌面上),经过整合、修改、确认后,再把最后发给客户或已经确认的文件存档起来。

 有时,文件不符合要求,你还要返回给对方,再次修改和确认,所以也不用存档。经过整理,剩下的边角料方案就可以直接删除了。

 第二:日更原则

当然临时缓存的方法有一个必要条件就是你要坚持日更-每日更新!每日随手把临时文件进行归类、存档,不然你会发现文件越放越多,最后你比电脑早崩溃。

实践出真知,我的经验未必适合你,但希望对你有一点启发。

本文由广告狂人作者: 广告AE的那些事儿 发布,其版权均为原作者所有,文章为作者独立观点,不代表 广告狂人 对观点赞同或支持,未经授权,请勿转载,谢谢!

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